作業効率化する Google アプリの開き方

　みなさん、ふだんパソコンやスマートフォンでアプリを開くとき、どうやっていますか？

「えっ、そんな当たり前のことをなぜ聞くの？」

　という声が聞こえてきそうですね。

　Windowsの場合、左下のスタートボタンからアプリの一覧を表示して、Word や Excel のアプリ名をクリックして起動。

　スマートフォンなら、アプリアイコンをタップして目的のアプリを起動します。

　では、Google Workspace では…？

　もちろん、画面右上のおなじみの9つの点（ランチャー）をクリックすることで、アプリを開くことができます。この方法で新しいファイルを作成している方も多いと思います。

　実はその方法より、よい方法があります！　Google Workspace を使いこなしたい方にオススメの方法です。

　それは「 Google ドライブの［新規］ボタンから作成する」です。

　今回は、Google ドライブの［新規］ボタンからアプリを開くべき、その理由を詳しくご紹介していきます。

1）アプリのトップページではファイルの検索・整理ができない

　ランチャーから Google ドキュメント を起動した画面がこちらです。
ファイルは最近使用した順に並んでいるだけで、その文書がどのフォルダにあるかなどは表示されません。

　似たような名前のファイルが数多く存在する場合、開きたいファイルを見つけるまでに時間がかかってしまう場合もあります。また、ファイルの移動や共有など、よく行う作業もこの画面ではできません。

　Google ドライブなら、さまざまな種類のファイルを一覧表示して、フォルダにまとめたり共有したりすることができます。

　これが、Google ドライブからアプリを開いたほうが便利な理由のひとつめです。

2）アプリの行ったり来たりは Google ドライブ のほうがラク！

　みなさんがデスクワークをするときに、1つのアプリだけ使って作業することはあまりないのではないでしょうか。

　文章・表・プレゼンテーションなど、さまざまなアプリを組み合わせて作業することのほうが多いはずです。

　こういった場合に、従来のパソコンではその都度別なアプリを立ち上げていましたが、Google ならそんな面倒な使い分けは不要です。

　ドライブの［新規］ボタンからは、ドキュメントやスプレッドシートだけでなく、フォームや Jamboard などあらゆるアプリで、ファイルの新規作成が可能です。

3）ファイルの場所を整理するひと手間が不要！

　Google ドライブの「新規ボタン」からファイルを新規作成すると、ファイルはどこに保存されるでしょうか？

　仮に、あなたが今プレゼンの準備に追われているとします。

　Google ドライブ にあらかじめ「プレゼン資料」というフォルダを作成し、そのフォルダを開いておけば、ドライブの［新規］からスプレッドシートを選び、ファイルを新規作成した瞬間に、自動的に「プレゼン資料」の中に保存されるのです。

　通常のパソコンでは、ファイルを「名前を付けて新規保存」するたびに保存先を考えて選ばなければなりません。

「とりあえずデスクトップに保存しておいて、あとで整理しよう」などと考えているうちに、デスクトップがアイコンだらけになってしまうというのは誰しもが経験した「あるある」だと思います。

　これは、あなたが悪いのではなく、毎回ファイルの保存場所をユーザーに考えさせて、作業への集中を妨げるパソコンのUXに問題があるのです。

　この問題を解決した Google ドライブ の「今あなたが作業をしている場所にファイルを保存する」という仕組みは、本当にすばらしい機能です。